ORGANISASI FILE & AKSES FILE

ORGANISASI FILE  & AKSES FILE

I.I Definisi File
Secara umum dikatakan bahwa file merupakan kumpulan sejumlah komponen dengan jumlah tidak tertentu dan biasanya tersimpan dalam suatu media penyimpanan luar. Misalnya dalam harddisk tersimpan nama-nama file seperti file dokumen (*.doc), file spreadsheet (*.xls), file image (*.jpg), file musik (*.mp3), file film (*.avi). Dapat juga dikatakan bahwa file adalah kumpulan dari record, dimana record merupakan kimpulan dari field.

Tipe dari File
File yang kita kenal mempunyai beberapa tipe yang berbeda, antara lain :
I. File Master
II. File Input atau File Transaksi
III. File Laporan
IV. File Backup atau File Pelindung
V. File Kerja atau Temporary File
VI. File Library atau File Pustaka

I.I.I File Master
1) File Referensi
Data yang tetap dimana pengolahan terhadap data tersebut memerlukan waktu yang lama. Data yang terdapat pada file referensi ini sebagai contoh adalah file Mahasiswa, yang akan diperbaiki (di-edit) untuk jangka waktu yang lama. Misalnya jika terjadi perbaikan  pada pengisian data untuk alamat (jika mahasiswa tersebut pindah alamat rumah) maka isi data pada alamat untuk mahasiswa yang bersangkutan harus diperbaiki.
2) File Dinamik
Data yang ada dalam file berubah tergantung transaksi.

Misalkan saja file MataKuliah yang didalamnya terdapat informasi tentang seluruh mata kuliah yang terdapat di suatu lembaga pendidikan. Isi dari file MataKuliah dapat diperbaiki (di-edit) jika kondisi yang ada di masa depan mengharuskan adanya pergantian mata kuliah dengan nama mata kuliah yang baru dan sks yang juga baru, maka perbaikan data untuk isi file mata kuliah mutlak dilakukan. Hal ini yang disebut dengan penyetaraan mata kuliah

I.I.II File Input atau File Transaksi
Berisi data masukan berupa data transaksi dimana datadata tersebut akan diolah oleh komputer. Macam file transaksi yang ada pada lembaga pendidikan adalah file Ujian, file Nilai dan file Pembayaran. File transaksi akan senatiasa mengalami perubahan sesuai dengan periode waktu tertentu

I.I.III File Laporan


Berisi informasi yang akan ditampilkan. Biasanya, file ini berisi informasi yang akan ditampilkan dalam sebuah laporan. Isi dari Laporan yang dihasilkan biasanya berasal dari penggabungan file master dan file transaksi, tetapi tidak semua isi dari file-file tersebut ditampilkan, melainkan hanya informasi tertentu saja yang ditampilkan sesuai dengan laporan yang diinginkan.
I.I.IV File Backup atau File Pelindung
Berisi salinan data-data yang masih aktif di database pada suatu waktu tertentu. File ini berisikan salinan (copy) dari suatu file, entah file master maupun file transaksi. Adapun isi (informasi) dari file backup ini sama persis dengan file aslinya. Jika ada yang diperbaiki maka hasil perbaikan data tersebut harus dibuatkan kembali backup dari file yang diperbaiki.
I.I.V File Kerja atau Temporary File
Berisi data-data hasil pemrosesan yang bersifat sementara (temporary). File ini berisi data yang sifatnya sementara ( tidak permanen) dalam arti hanya numpang lewat saja, tetapi file ini dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data.
I.I.VI File Library atau File Pustaka
Berisi program-program aplikasi atau utility program. File ini berisi program-program bantu yang dapat berfungsi untuk mempercepat dan optimalisasi dari pengolahan data. Misalkan dalam file Gaji yang mana mempunyai keterhubungan dengan file Pendidikan (untuk mencari jenjang pendidikan dari seorang karyawan), file Absensi (untuk mengetahui data kehadiran pegawai) dan file Lembur (untuk mengetahui intensitas kelebihan jam kerja yang dimiliki oleh seorang pegawai).





I.II ORGANISASI & AKSES FILE
Ada beberapa tipe organisasi file data yang digunakan, yaitu susunan berurutan (sequential), berurutan diindeks (indexed sequential), acak (random), dan acak diindeks ( indexed random ).Tujuan organisasi data di dalam pemrograman terstruktur adalah :
1) Untuk menyediakan sarana pencarian record bagi  pengolahan, seleksi, atau penyaringan.
2) Memudahkan penciptaan atau pemeliharaan file.
Organisasi file data harus mempertimbangkan beberapa hal penting, yaitu sebagai berikut :
1) Kemudahan dalam penyimpanan dan pengambilan data.
2) Kecepatan akses data/ efisiensi akses.
3) Efisiensi penggunaan media penyimpanan ( storage device).
Terdapat dua jenis alat penyimpanan data file yang digunakan,  yaitu :
I.II.I Piranti Akses Serial (Sequential Access Storage Device atau SASD).
Contoh peralatan yang termasuk jenis ini adalah magnetic tape atau pita magnetik.Pita magnetik terbuat dari bahan magnetik yang dilapiskan pada plastik tipis, seperti pita pada pita kaset. Pada proses penyimpanan atau pembacaan data, tape head atau kepala pita harus menyentuh media sehingga dapat mempercepat pita menjadi aus. Data pada pita magnetik direkam/diakses secara berurutan (sequential) dgn menggunakan drive khusus.
Karena perekaman/peng-akses-an dilakukan secara berurutan, maka untuk mengakses data yang kebetulan berada di tengah, drive terpaksa harus memutar gulungan pita hingga head mencapai tempat data tersebut berada. Hal ini membutuhkan waktu yg relatif lebih lama.
Ciri-ciri dari piranti SASD adalah :
a) Proses pembacaan rekaman harus berurutan.
b) Tidak ada pengamatan.
c) Data disimpan dalam blok-blok.
d) Proses write hanya bisa dilakukan sekali saja.
e) Kecepatan akses datanya, sangat tergantung pada :
Kerapatan pita ( char/inci ).
Kecepatan pita ( inci/detik ).
Lebar celah / gap antar blok.

I.II.II Piranti Akses Direct ( Direct Access Storage Device atau DASD).
Contoh piranti akses tipe direct adalah cakram magnetic (magnetic disk) yang terdiri dari hard disk atau floppy disk. Harddisk memiliki piringan metal yang dilapisi dgn bahan yg memungkinkan data dapat disimpan dalam bentuk titik-titik bermagnet.
Data disimpan dalam kedua permukaan piringan. Piringan-piringan yang menyusun harddsik tersimpan rapat dalam hard drive, dengan tujuan untuk melindungi dari partikel debu atau benda kecil lainnya yang dapat mengotori piringan sehingga tidak terjadi tabrakan antara head dan piringan ( yang dapat menimbulkan kerusakan ).
Piranti DASD mempunyai ciri sebagai berikut :
a) Pembacaan rekaman tidak harus urut.
b) Mempunyai alamat.
c) Data dapat disimpan dalam karakter atau blok.
d) Proses write dapat dilakukan beberapa kali
Tiga metode susunan organisasi data file dalam  media penyimpanan fisik yang lazim untuk digunakan, yaitu :
A. Sequential
Metode ini mempunyai ciri - ciri antara lain  :
1) Rekaman disimpan berdasarkan suatu kunci.
2) Pencarian rekaman tertentu dilakukan record demi  record sesuai  kuncinya.
Metode ini baik untuk digunakan apabila pengolahan terhadap basis data bersifat periodik dan menyeluruh.
B. Random
Dalam metode ini kunci rekaman ditransformasikan ke alamat penyimpanan dalam media fisik secara acak ( random ). Metode ini akan menimbulkan beberapa masalah, yaitu adanya alamat yang muncul lebih dari satu kali, dan ada alamat yang tidak pernah muncul sama sekali.  Permasalahan seperti ini diatasi dengan teknik overflow location, yaitu dengan menggunakan alamat yang ada disampingnya.
C. Indexed Sequential
Metode ini mempunyai ciri - ciri sebagai berikut :
1) Merupakan gabungan antara metode sequential dan random.
2) Record disimpan secara berurutan dengan menggunakan kunci.
3) Masing-masing record diberi indeks.
4) Pengalamatan dilakukan secara acak.
5) Perlu penyimpanan tambahan, yaitu untuk file indeks.


Referensi : Slide materi SIM pertemuan 6
                  - http://sinausam.blogspot.com/2017/05/organisasi-file-sequential-adalah-suatu.html
                  - https://tomykurniadi.wordpress.com/2010/05/27/organisasi-dan-akses-file/