SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF
I. PENDAHULUAN
Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.”
Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. CBIS (Computer-Based Information System) dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif.
Jika kita tidak menyertakan Sistem Informasi Eksekutif dan hanya menyertakan sistem-sistem informasi fungsional saja, maka manajer tingkat atas akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini harus mampu mengelola data-data tersebut menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka.
Sistem Informasi Eksekutif berada pada puncak sistem-sistem informasi fungsional, dan menyediakan informasi bagi para eksekutif.
Informasi berasal dari dalam perusahaan maupun dari lingkungannya (secara umum sudah diketahui bahwa informasi lingkungan sangat penting pada tingkat atas).
A. Definisi Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System )atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan dari manajer tingkat rendah melalui sikap mereka.
Eksekutif lebih berorientasi pada kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unit-unit individual di dalam perusahaan.
Informasi tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif, dikemukakan oleh 3 ahli teori manajemen, yaitu Henry Fayol, Henry Mintzbert, dan Jon Kotter.
Fungsi Manajemen Henry Fayol:
1.Planning(Merencanakan)
2.Organizing(Mengorganisasikan)
3.Staffing(Menyusun Staf)
4.Directing(Mengarahkan)
5.Controling(Mengendalikan)
Yang diyakini secara luas bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.
1.Planning(Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2.Organizing(Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
3.Staffing(Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
4.Directing(Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
5.Controling(Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Peran-Peran Manajerial Mintzberg:
1. Peran antar-pribadi( Interpersonal Role )
a. Figurehead(kepala)
b. Leader(pemimpin)
c. Liasion(penghubung)
2. Peran informasi( Informational Role )
a. Monitor(pemantau)
b. Disseminator(pewarta)
c. Spokesperson(juru bicara)
3. Peran keputusan( Decisional Role )
a. Enterpreneur(wirausaha)
b. Disturbance handler(pemecah masalah)
c. Resource allocator(pembagi sumber daya)
d. Negotiator(perunding).
Henry Mintzberg yakin bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.
Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran keputusan.
CEO berkonsentrasi membuat perbaikan-perbaikan jangka panjang, mengembangkan kewirausahaan bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan.
Agenda dan Jaringan Kotter
Prof. John Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif akan mampu mengatasi tantangan pekerjaan dengan mengikuti strategi 3 tahap sebagai berikut :
1. Menetapkan agenda
Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang.
Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk perusahaan saat ini.
2. Membuat jaringan
Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya.
Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan
Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda.
Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan, tetapi tetap berkonsentrasi pada para bawahannya.
B. Cara Eksekutif Berpikir
Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran-pikiran tersebut.
1. Apa yang Dipikirkan Eksekutif
Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :
1. Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ?
2. Bagaimana menangani sejumlah masalah ?
2. Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah
Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakan intuisi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah.
Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karen sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.
C. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
1. Penelitian Mintzberg
Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :
1. Tugas administrasi (22 %)
2. Panggilan telepon (6%)
3. Pertemuan tidak terjadwal (10%)
4. Pertemuan terjadwal (59%)
5. Kunjungan (3%)
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :
Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.
2. Penelitian Jones dan McLeod
Hasil penelitian :
1. Sebagian besar informasi eksekutif berasaldarisumber daya lingkungan (eksternal) tetapiinformasi internal diberi nilai lebih tinggi.
2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuktertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebihtinggi.
3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikitinformasi langsung dari komputer.
3. Penelitian Rockart dan Treacy
Hasil penelitian :
1. Tujuan Sentral
Eksekutif menggunakan informasi darikomputer terutama dalam perencanaan danpengendalian.
2. Inti Data Bersama
Database berisi informasi mengenaiberbagai data industri, pelanggan, pesaingdan unit-unit bisnis dalam tiga periodewaktu, masa lalu, masa kini dan masadepan.
D. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE
1. Sponsor eksekutif yang mengerti danberkomitmen
Eksekutif tingkat atas, seperti presiden direktur atau CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif SIEdengan mendorong penerapannya.
2. Sponsor operasi
Untuk penerapannya diperlukan sponsor operasi, seperti wakil presiden eksekutif. Yang mampu bekerjasama dengan eksekutif pelaksana dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut terlaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
4. Teknologi informasi yang sesuai
Sistem harus sesederhana mungkin dan tepat seperti yang eksekutif inginkan (tidak kurang dan tidak juga lebih).
5. Manajemen data
Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data yang diperlukan dan juga harus mampu mengikuti analisis data melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data.
6. Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar SIE berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
7. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika seorang eksekutif menolak SIE, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan melalui penggunaan prototyping untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh eksekutif tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusisistem(dengan menggunakan konsep TrickleDown)
Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari SIE, maka manajemen-manajemen tingkat di bawahnya ingin menerima output yang sama.
I. PENDAHULUAN
Eksekutif bukanlah sekedar manajer tingkat rendah dengan pangkat yang lebih tinggi.”
Ketika manajer mencapai puncak, pekerjaannya berubah secara drastis, dan manajer harus mampu memenuhi tantangan tersebut. CBIS (Computer-Based Information System) dapat memberikan dukungan saat manajer menjadi seorang eksekutif.
Jika kita tidak menyertakan Sistem Informasi Eksekutif dan hanya menyertakan sistem-sistem informasi fungsional saja, maka manajer tingkat atas akan menerima semua informasi dari subsistem-subsistem fungsional, dan para eksekutif ini harus mampu mengelola data-data tersebut menjadi suatu bentuk yang berarti bagi mereka.
Sistem Informasi Eksekutif berada pada puncak sistem-sistem informasi fungsional, dan menyediakan informasi bagi para eksekutif.
Informasi berasal dari dalam perusahaan maupun dari lingkungannya (secara umum sudah diketahui bahwa informasi lingkungan sangat penting pada tingkat atas).
A. Definisi Sistem Informasi Eksekutif
Eksekutif adalah manajer pada tingkat atas dari struktur organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan, dan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.
Sistem Informasi Eksekutif ( Executive Information System )atau EIS merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Selain perencanaan jangka panjang, eksekutif sering dapat dibedakan dari manajer tingkat rendah melalui sikap mereka.
Eksekutif lebih berorientasi pada kesejahteraan perusahaan daripada kesejahteraan unit-unit individual di dalam perusahaan.
Informasi tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif, dikemukakan oleh 3 ahli teori manajemen, yaitu Henry Fayol, Henry Mintzbert, dan Jon Kotter.
Fungsi Manajemen Henry Fayol:
1.Planning(Merencanakan)
2.Organizing(Mengorganisasikan)
3.Staffing(Menyusun Staf)
4.Directing(Mengarahkan)
5.Controling(Mengendalikan)
Yang diyakini secara luas bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif, sementara fungsi-fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat-tingkat yang lebih rendah.
1.Planning(Merencanakan), manajer merencanakan apa yang akan dilakukan.
2.Organizing(Mengorganisasikan), manajer mengorganisasikan untuk mencapai rencana tsb.
3.Staffing(Menyusun Staf), manajer menyusun para staf untuk melaksanakan rencana yang telah ditentukan.
4.Directing(Mengarahkan), manajer mengarahkan sumber daya yang ada untuk menjalankan rencananya.
5.Controling(Mengendalikan), manajer mengendalikan sumber daya yang dimiliki dan menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.
Peran-Peran Manajerial Mintzberg:
1. Peran antar-pribadi( Interpersonal Role )
a. Figurehead(kepala)
b. Leader(pemimpin)
c. Liasion(penghubung)
2. Peran informasi( Informational Role )
a. Monitor(pemantau)
b. Disseminator(pewarta)
c. Spokesperson(juru bicara)
3. Peran keputusan( Decisional Role )
a. Enterpreneur(wirausaha)
b. Disturbance handler(pemecah masalah)
c. Resource allocator(pembagi sumber daya)
d. Negotiator(perunding).
Henry Mintzberg yakin bahwa semua manajer melakukan semua peran, tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan.
Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran-peran keputusan.
CEO berkonsentrasi membuat perbaikan-perbaikan jangka panjang, mengembangkan kewirausahaan bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan.
Agenda dan Jaringan Kotter
Prof. John Kotter dari Harvard yakin bahwa para eksekutif akan mampu mengatasi tantangan pekerjaan dengan mengikuti strategi 3 tahap sebagai berikut :
1. Menetapkan agenda
Agenda (tujuan yg harus dicapai perusahaan) jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam 5, 10 atau 20 tahun mendatang.
Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh produk perusahaan saat ini.
2. Membuat jaringan
Eksekutif harus mampu membuat hubungan kerjasama diantara orang-orang yang harus menyelesaikan agenda yang telah dibuat sebelumnya.
Ratusan atau ribuan anggota jaringan dapat ditemukan di dalam maupun di luar perusahaan.
3. Menetapkan lingkungan
Eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehingga anggota jaringan mampu bekerja mencapai agenda.
Eksekutif mengadakan kontak tatap muka dengan sebanyak mungkin anggota jaringan, tetapi tetap berkonsentrasi pada para bawahannya.
B. Cara Eksekutif Berpikir
Prof. Daniel J. Isenberg dari Harvard melakukan penelitian mengenai proses berpikir para eksekutif untuk mendapatkan pandangan tentang apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran-pikiran tersebut.
1. Apa yang Dipikirkan Eksekutif
Menurut Isenberg, eksekutif berpikir mengenai 2 masalah, yaitu :
1. Bagaimana membuat sesuatu dapat dilaksanakan ?
2. Bagaimana menangani sejumlah masalah ?
2. Proses Berpikir Saat Memecahkan Masalah
Menurut Isenberg, eksekutif banyak menggunakan intuisi pada tiap langkah dalam proses pemecahan masalah.
Intuisi berperan penting pada tingkat eksekutif karen sifat masalah yang dihadapi merupakan tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.
C. Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik
1. Penelitian Mintzberg
Mintzberg mendefinisikan 5 kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO :
1. Tugas administrasi (22 %)
2. Panggilan telepon (6%)
3. Pertemuan tidak terjadwal (10%)
4. Pertemuan terjadwal (59%)
5. Kunjungan (3%)
Dari hasil penelitian dapat dilihat bahwa Mintzberg menekankan peran sistem informal yang mengkomunikasikan informasi lisan, dan membuat kesimpulan sebagai berikut :
Tampaknya lebih penting bagi seorang manajer untuk mendapatkan informasi secara cepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.
2. Penelitian Jones dan McLeod
Hasil penelitian :
1. Sebagian besar informasi eksekutif berasaldarisumber daya lingkungan (eksternal) tetapiinformasi internal diberi nilai lebih tinggi.
2. Sebagian besar informasi eksekutif berbentuktertulis, tetapi informasi lisan diberi nilai lebihtinggi.
3. Para eksekutif mendapatkan sangat sedikitinformasi langsung dari komputer.
3. Penelitian Rockart dan Treacy
Hasil penelitian :
1. Tujuan Sentral
Eksekutif menggunakan informasi darikomputer terutama dalam perencanaan danpengendalian.
2. Inti Data Bersama
Database berisi informasi mengenaiberbagai data industri, pelanggan, pesaingdan unit-unit bisnis dalam tiga periodewaktu, masa lalu, masa kini dan masadepan.
D. Faktor-Faktor Penentu Keberhasilan SIE
1. Sponsor eksekutif yang mengerti danberkomitmen
Eksekutif tingkat atas, seperti presiden direktur atau CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif SIEdengan mendorong penerapannya.
2. Sponsor operasi
Untuk penerapannya diperlukan sponsor operasi, seperti wakil presiden eksekutif. Yang mampu bekerjasama dengan eksekutif pelaksana dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut terlaksana.
3. Staf jasa informasi yang sesuai
Harus tersedia spesialis informasi yang tidak hanya mengerti teknologi informasi, tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem tersebut.
4. Teknologi informasi yang sesuai
Sistem harus sesederhana mungkin dan tepat seperti yang eksekutif inginkan (tidak kurang dan tidak juga lebih).
5. Manajemen data
Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data yang diperlukan dan juga harus mampu mengikuti analisis data melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data.
6. Keterkaitan yang jelas dengan tujuan bisnis
Sebagian besar SIE berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.
7. Manajemen atas penolakan organisasi
Jika seorang eksekutif menolak SIE, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan melalui penggunaan prototyping untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh eksekutif tersebut.
8. Manajemen atas penyebaran dan evolusisistem(dengan menggunakan konsep TrickleDown)
Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari SIE, maka manajemen-manajemen tingkat di bawahnya ingin menerima output yang sama.
Referensi : Slide Materi SIM Pertemuan 11
https://milamashuri.wordpress.com/2015/04/05/sistem-informasi-eksekutif/
https://prezi.com/lsqow69oopmk/sistem-informasi-eksekutif/
Komentar
Posting Komentar